Lo que debes considerar al rentar una oficina

Si está buscando un espacio de oficina en el mercado, lo que elija es increíblemente importante para su negocio.

No solo afecta sus operaciones diarias y la moral de su personal, sino también su imagen de marca. Hay tantas cosas que pueden afectar la oficina que elija; sin embargo, hay cinco factores que son absolutamente cruciales para el proceso. Si pasa por alto uno de estos, podría terminar decepcionado.

 

Con información de bplans.com

1. Ubicación

«Ubicación, ubicación, ubicación». Todos hemos escuchado esa famosa frase, que nos lleva a comprender lo importante que es la ubicación al elegir un espacio para su oficina.

Aquí hay dos preguntas realmente importantes para hacer:

  1. ¿Pueden mis clientes llegar allí sin problemas?
  2. ¿Mis empleados pueden llegar fácilmente?

Si encuentra una oficina que cumple con estas dos casillas, entonces está en camino de encontrar una buena ubicación. Piense también en la seguridad del vecindario y lo que está cerca de la oficina. ¿Hay un gimnasio cerca? ¿Cafetería? ¿Después de la barra de trabajo? ¡Todas estas cosas son importantes para mantener felices a sus clientes y personal!

2. Precio

El precio es probablemente el factor más importante para la mayoría de las empresas cuando eligen una nueva oficina. Si gasta muy poco, terminará con una oficina con la que no está contento o puede que se mude después de unos meses. Si gasta demasiado, es posible que tenga dificultades para pagar el alquiler o que tenga que mudarse nuevamente para reducir el tamaño. Ninguno de esos escenarios es ideal.

Aquí hay algunas preguntas importantes que debe hacerse al considerar cuánto gastar en su próximo espacio de oficina:

  1. ¿Puedo permitirme pagar un depósito de alquiler de tres meses en esta oficina ahora mismo?
  2. ¿He preguntado sobre los costos ocultos? (Mantenimiento, costo extra de estacionamiento, etc.)
  3. ¿El precio de esta oficina está en línea con los espacios de oficinas similares en el área?

La pregunta uno le brinda una indicación muy amplia de la asequibilidad y preguntar sobre los costos ocultos lo ayuda a protegerse contra las picaduras de cargos que no esperaba. La tercera pregunta es simplemente asegurarse de obtener el mejor trato posible. Siempre haga una comparación rápida con otros espacios de oficinas en el área para asegurarse de que está obteniendo una buena relación calidad-precio.

3. Tamaño

Obviamente, los dos factores mencionados anteriormente, ubicación y precio, influirán en el tamaño del local comercial que elija, pero es un punto importante que mencionar.

Como regla muy general, normalmente se recomienda tener 70 pies cuadrados por persona. Sin embargo, usted es quien mejor conoce su negocio. Si sus empleados necesitan escritorios más grandes o más espacio de almacenamiento, por ejemplo, aumente esta cifra de manera adecuada.

También está el tema del espacio para reuniones y descanso. ¡Necesitará un área para reunirse con los clientes y sus colegas necesitan un lugar para almorzar!

Aquí hay un par de preguntas simples que lo ayudarán a determinar si las oficinas que está viendo son del tamaño correcto:

  1. ¿Tendré al menos 70 pies cuadrados de espacio por persona?
  2. ¿Tengo espacio para aumentar los niveles de personal de acuerdo con las proyecciones de crecimiento?
  3. ¿Tengo un espacio dedicado para reuniones con clientes?
  4. ¿Mis empleados estarán contentos con sus áreas sociales / recreativas?

No hay duda de que una oficina con poco espacio reduce la productividad, así que no escatime en espacio.

4. Infraestructura

Esta es una característica más importante para algunas empresas que para otras. Sin embargo, hoy en día, no hay muchas empresas que puedan funcionar de manera eficiente sin una conexión a Internet confiable. Algunas oficinas, en particular las administradas o con servicios, generalmente incluyen el acceso a Internet como parte de su alquiler. Sin embargo, si alquila un lugar de forma privada, deberá tener en cuenta el costo de conectar una línea y los pagos mensuales para el acceso.

La calidad y la fiabilidad del servicio también son importantes. No tiene sentido pagar por un servicio que se interrumpe constantemente o se agrieta bajo la presión de un día particularmente ajetreado.

La infraestructura tampoco significa solo Internet. ¿Qué pasa con los servicios postales o las conexiones telefónicas? Con los teléfonos móviles tan frecuentes en estos días, es posible que estos últimos no sean tan importantes para usted, pero los servicios postales siguen siendo cruciales para los documentos firmados u otros elementos físicos.

A continuación, presentamos una serie de preguntas para asegurarse de que la infraestructura de su nueva oficina sea la adecuada:

  1. ¿He incluido el costo de cualquier acceso a Internet en el precio que pagaré por este espacio?
  2. ¿Puedo ponerme en contacto con otras empresas del edificio para compartir sus experiencias con la infraestructura?
  3. ¿Esta oficina tiene una dirección postal exclusiva?
  4. ¿Puedo pedirle al propietario una prueba de velocidad para asegurarme de que el ISP brinda un servicio suficiente?

La prueba de velocidad es algo realmente simple que puede hacer para intentar obtener datos reales que respondan a su pregunta. Si el servicio es bueno, el propietario no se lo va a pensar dos veces antes de brindarlo.

5. Estilo

Muy a menudo, esto se olvida en la mente de las personas mientras buscan nuevas oficinas. Aunque es aconsejable considerar primero los factores “más importantes” como los cuatro mencionados anteriormente, todavía hay mucho que decir sobre el estilo de oficina.

Si tiene una empresa que espera convertirse en una «marca» o desea proteger la imagen de su marca desde el principio, deberá tener esto en cuenta. Una oficina puede ser una herramienta de marca fantástica. ¿Por qué crees que  Apple tiene planes tan grandiosos y por qué tu oficina debería ser diferente?

Aquí hay algunas cosas que debe considerar:

  1. ¿Qué otras empresas operan en esta área? ¿Está en consonancia con la industria en la que estoy?
  2. ¿Esta oficina me permite personalizar o personalizar el espacio de la oficina sin costo adicional?
  3. ¿Me sentiría orgulloso de publicar fotografías del interior de este espacio de oficina en nuestro sitio web?

Si responde no a cualquiera de estas preguntas, es posible que desee reconsiderarlo.

Algunas oficinas agregarán costos para hacer incluso cosas simples como pintar las paredes o colgar cuadros. Asegúrese de estar al tanto, con anticipación, de dónde se encuentra. ¡Una oficina sin decoración no ayudará a la imagen de su marca!

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