Mejora las prácticas ante el COVID en tu negocio

Si bien el número de casos confirmados de Coronavirus o COVID-19 (“Coronavirus”) sigue aumentando en todo el mundo, las empresas de todos los tamaños, industrias y geografías pueden beneficiarse de la preparación y evaluación durante esta situación sin precedentes. Los siguientes consejos están diseñados para mantener su negocio en funcionamiento y sus empleados y partes interesadas saludables y comprometidos durante este brote de coronavirus.

Con información de Thompson Coburn LLC

1. Mantenga seguros a sus empleados

Evaluar capacidades y establecer un plan

Cree un plan interno para abordar los desafíos de continuidad del negocio. Reúna un equipo multidisciplinario y multifuncional de expertos internos y externos para abordar cualquier problema que pueda surgir junto con la crisis del coronavirus. Comuníquese continuamente con los empleados para que este equipo y sus recursos estén disponibles para satisfacer cualquier necesidad a medida que evoluciona la situación.

Prevenir y controlar la propagación

Asegúrese de que las instalaciones posean suficientes suministros de limpieza (toallitas desinfectantes, desinfectante de manos, cubos de basura, etc.) para prevenir la propagación del coronavirus. Recuerde a los empleados y visitantes a menudo de una buena higiene (como lavarse las manos) para prevenir la propagación del coronavirus. Coloque letreros en áreas comunes con respecto a estas prácticas aprobadas.

Tranquilice y anime a los empleados a quedarse en casa o «ponerse en cuarentena» cuando estén enfermos. Exigir que cualquier empleado que regrese de un lugar con casos confirmados de coronavirus trabaje de forma remota durante el período de incubación (actualmente se estima que es de 14 días). Informar a terceros (como proveedores) sobre la importancia fundamental de quedarse en casa cuando está enfermo. Considere cancelar o posponer viajes, reuniones o encuentros innecesarios, particularmente aquellos cerca o en lugares afectados por el coronavirus.

Evalúe las políticas actuales de PTO de los empleados de su empresa y considere mejorarlas. Específicamente, evalúe las políticas de trabajo remoto y relaje cualquier requisito de aprobación del médico para la calificación de «día de enfermedad». Además, considere la posibilidad de ampliar las políticas de PTO para permitir que los empleados despeguen o trabajen de forma remota en caso de que cierren las instalaciones de cuidado infantil y las escuelas. Desarrolle procedimientos de cuarentena para los empleados afectados, mientras realiza un seguimiento de la enfermedad y la recuperación.

Trate a los empleados con respeto

Recuerde tratar a los empleados por igual. Es posible que esté prohibido preguntar a los empleados sobre condiciones médicas o planes de viaje. Tenga cuidado de preguntar o hacer referencia a cualquier cosa relacionada con el origen nacional, la etnia o cualquier otro estado protegido. De acuerdo con cualquier contrato laboral, colabore con cualquier sindicato aplicable para mantener a los empleados seguros y protegidos.

2. Revisar los contratos

Considere si el impacto del Coronavirus constituye una fuerza mayor según los contratos existentes e incluya una cláusula de fuerza mayor en los contratos que se están negociando actualmente. Para los contratos existentes, examine las consecuencias de declarar un evento de fuerza mayor (por ejemplo, requisitos de mitigación, terminación de la exclusividad o consecuencias por identificar erróneamente una situación como evento de fuerza mayor).

Para los contratos que no sean definitivos, incluya disposiciones de fuerza mayor que se relacionen explícitamente con: (a) aplazamientos de productos de países asiáticos y otros lugares que han sido afectados principalmente por el coronavirus, y (b) emergencias de salud pública, epidemias y pandemias, incluyendo restricciones de viaje y cuarentenas.

Considere si el impacto del Coronavirus afectará la capacidad de su empresa para cumplir con sus obligaciones pendientes, ya sea debido a un impacto directo dentro de su organización o debido a la obligación de un proveedor externo hacia usted. Asesorar a los terceros potencialmente afectados (incluidos clientes, proveedores, etc.) tan pronto como sea posible y desarrollar planes de contingencia.

3. Evaluar la infraestructura y los sistemas

Considere si puede hacer arreglos para que muchos empleados trabajen de forma remota de forma temporal. Asegúrese de que los empleados puedan, si sus trabajos lo requieren, comunicarse sin problemas con los clientes y proveedores. Mejorar y respaldar las capacidades de videoconferencia y teléfono puede aliviar cualquier tensión en las relaciones, al tiempo que minimiza los viajes.

4. Revisar la cobertura del seguro

Analice la totalidad de su seguro para asegurarse de que su negocio esté cubierto por daños resultantes de emergencias de salud pública, epidemias y pandemias. Examinar P&C, interrupción del negocio, ingresos del negocio, empleados, responsabilidad general, responsabilidad del director y funcionario, políticas cibernéticas y relacionadas con enfermedades específicas. Proporcione con prontitud los avisos necesarios.

5. Examinar las cadenas de suministro

Prepárese para la interrupción de sus cadenas de suministro, especialmente si su negocio depende de un proveedor afectado por un gran brote. Investigar y validar soluciones alternativas en la medida de lo posible. Tenga una conversación franca con los proveedores y clientes afectados. Evalúe el impacto en los precios debido a suministros limitados.

6. Elaborar estrategias sobre la actividad de fusiones y adquisiciones

Sea realista en su enfoque y oportunidad al revisar y cerrar transacciones potenciales. Tenga en cuenta las restricciones de viaje y las cuarentenas y minimice las reuniones en persona, en favor de las conferencias telefónicas y de video. Los adquirentes deben considerar: (a) el equipo de gestión de riesgos y las políticas y procedimientos relacionados con el riesgo, (b) la cadena de suministro, (c) la capacidad de la infraestructura, la privacidad de los datos, las licencias y las cuestiones reglamentarias relacionadas con el trabajo remoto, (d) la capacidad de suspender o rescindir acuerdos en virtud de cláusulas de fuerza mayor u otras disposiciones, y (e) pólizas de seguro relacionadas con pandemias y epidemias, interrupción del negocio y empleados. Asegúrese de que cualquier transacción tenga el precio correspondiente.

Revise cuidadosamente cualquier cambio material adverso o cláusulas de efecto adverso material para incluir el impacto del Coronavirus. Los vendedores deben asegurarse de tener programas sólidos de gestión de riesgos, infraestructura para el trabajo remoto (tanto para el negocio diario como para la transacción) y cobertura de seguro, y deben contratar recursos externos según sea necesario. Con cualquier interrupción, se pueden descubrir oportunidades únicas de fusiones y adquisiciones.

7. Evaluar el impacto de los mercados financieros y de valores.

La imprevisibilidad en los mercados financieros y bursátiles es un subproducto perturbador del Coronavirus. Prepárese para los posibles efectos sobre las tasas de interés, los costos de los préstamos y los valores de las propiedades y los activos. Examine todos los documentos de financiamiento (capital y deuda) para evaluar cómo el Coronavirus podría afectar su capacidad para financiar su empresa actualmente o en el futuro. Comunique de manera proactiva los impactos potenciales con los prestamistas e inversores, incluso si no es técnicamente necesario para hacerlo.

8. Retrasar o ampliar el litigio

Busque de forma proactiva prórrogas de los plazos. Determine hasta qué punto las fechas de los tribunales o de pruebas se pueden llevar a cabo por teléfono o videoconferencia, en lugar de hacerlo en persona. Determine los próximos plazos y asegure y conserve los documentos y el testimonio de testigos en caso de que el Coronavirus afecte la disponibilidad de testigos o materiales.

9. Revisar los acuerdos inmobiliarios

Analice los arrendamientos en busca de posibles impactos, incluida la reducción del alquiler. Evaluar el impacto en las propiedades y sus valores. Comuníquese con los inquilinos sobre cómo prevenir la propagación del coronavirus y las medidas adoptadas para combatir el coronavirus (por ejemplo, limitaciones en grandes reuniones y servicios, mejor tecnología para permitir el trabajo remoto y medidas de seguridad). Si es un inquilino, hable con su arrendador sobre sus inquietudes y tenga en cuenta los efectos relacionados con el coronavirus en las mejoras de la propiedad, como las fechas de mudanza.

10. Proporcionar liderazgo y seguir supervisando la situación.

Como ocurre con cualquier crisis, suele haber una crisis de liderazgo. Un consejo tranquilo y reflexivo puede difundir y evitar la ampliación de cualquier situación compleja y ambigua y disipar la información errónea y los rumores al tiempo que mejora la reputación de una empresa y sus líderes. Continúe monitoreando el brote de Corona, su propagación y las respuestas gubernamentales, y busque el consejo de cualquiera de las numerosas organizaciones autorizadas, incluida la Organización Mundial de la Salud , los CDC  y las organizaciones de salud locales.

Leave a Comment